TEXTO Área Corporativa de Pessoas e Organização | FOTOGRAFÍA MAPFRE, ISTOCK
O sucesso da transformação digital em qualquer empresa passa por dois pilares fundamentais: a tecnologia e as pessoas. A tecnologia é um facilitador e as pessoas são os promotores e responsáveis pelo processo de adaptação do negócio à nova realidade.
O Digital Workplace chega para nos ajudar neste processo de adaptação
O Digital Workplace é um dos pilares do Desafio Digital, iniciativa estratégica que tem como objetivo gerenciar a mudança que a nossa organização precisa para avançar em direção a um ambiente de trabalho que se adapte às novas demandas sociais e de negócios.
Por um lado, o Digital Workplace fornece aos funcionários ferramentas digitais para trabalhar de forma ágil, ajudando-nos a otimizar a gestão do nosso tempo, a comunicar-nos melhor e a colaborarmos de forma mais eficiente. E, por outro lado, facilita-nos a aquisição de bons hábitos de trabalho no dia a dia, atuando fundamentalmente no gerenciamento de tempo, reuniões eficazes, colaboração documental e equipes eficazes.
EU E MINHA EQUIPE
Reuniões eficazes. Economize tempo com reuniões virtuais mais ágeis e alcance os objetivos estabelecidos
Equipes eficazes. Colabore com seus colegas em um único espaço
Trabalho remoto. Trabalhe de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, como se estivesse no escritório
Segurança da informação
DIGITAL WORKPLACE
EU NO TRABALHO
Gerenciamento de tempo. Planeje e evite ladrões de tempo
EU E A EMPRESA
Busca de informações. Agilize a busca por informação com todas as ferramentas que você tem ao seu alcance
Colaboração documental. Utilize espaços de trabalho compartilhados onde você pode ter toda a documentação da equipe e pode editá-la em conjunto
Gestão do conhecimento. Compartilhe informações e lições aprendidas e localize referências em determinada área do conhecimento
Despertar o desejo de mudança, capacitar e acompanhar o funcionário durante o processo são as chaves para o sucesso da implementação do Digital Workplace
OFFICE 365
TEAMS
Colabore e converse em um projeto com TEAMS
Um espaço de colaboração de projetos focado na conversa entre seus colaboradores. Qualquer documento pode ser comentado e editado por todos os membros do projeto em tempo real. Também serve para realizar reuniões e consultar o calendário.
ONEDRIVE
Acesse facilmente todos os seus documentos no OneDrive, conectando-os com as demais ferramentas Te permite armazenar seus documentos em um local seguro e acessível a partir de qualquer lugar e dispositivo corporativo. Você pode compartilhá-los com quem quiser por meio de links que não ocupam espaço.
ONE NOTE
Mantenha suas notas organizadas com o OneNote
Faça anotações nas reuniões de forma colaborativa e simultânea com seus colegas. Elas sempre ficarão acessíveis de forma on-line, organizadas por temas e seções. As notas podem ser compartilhadas com quem você quiser ou ficar privadas apenas para você.
SHAREPOINT
Potencie a colaboração da equipe por meio da gestão centralizada, organizada e acessível dos documentos de trabalho com o SharePoint
É um gerenciador de documentos na nuvem que permite salvar a documentação relacionada à sua área ou departamento e conectá-la com os demais aplicativos do Office365 de forma simples e natural.
OUTLOOK
E-mails, agenda e contatos em um só lugar, Outlook, com uma capacidade de armazenamento quase ilimitada, é o seu gerenciador de e-mails e também está conectado aos outros aplicativos do Office365. Acesse seus contatos e mantenha sua agenda atualizada com facilidade.
MY ANALITICS
Tanto em reuniões quanto na colaboração com outras pessoas, ou o tempo que você dedica às suas próprias tarefas. Ele também oferece dicas para continuar melhorando a gestão de seu tempo.
PLANNER Y TO DO
Mantenha todas as suas tarefas individuais e de equipe organizadas.
Tasks facilita sua organização em todas as suas tarefas do Planner e To Do. Crie, atribua e rastreie as tarefas individualmente ou em colaboração com a sua equipe.
Com o Digital Workplace, adotamos hábitos que nos fazem ser mais eficientes:
As ferramentas tecnológicas são imprescindíveis para trabalharmos de forma diferente e devemos aproveitá-las para adotar novos hábitos que nos tornem mais eficientes.
Gerenciamento de tempo:
O Digital Workplace te ajuda na gestão pessoal do tempo, na gestão e planejamento das suas tarefas e e-mails. Além disso, você poderá acompanhar o tempo que dedica às tarefas que realiza, o que lhe permitirá otimizá-las e focar nas atividades que agregam valor.
Gerenciamento de tempo
Graças ao gerenciamento de tempo, Daniel consegue…
Evitar ladrões de tempo
Desativar as notificações do e-mail e alterar seu status nas mensagens instantâneas quando não está disponível
Ser mais eficiente
Estabelecer regras e categorias para organizar seu e-mail de forma automática e ter toda a sua documentação na nuvem para tê-la sempre disponível
Maior organização e planejamento
Gerenciar seu tempo com base em suas tarefas e notas, e ter sempre seu calendário atualizado
Tomar decisões para cumprir os objetivos
Analisar como gasta seu tempo para tomar decisões na hora de organizar seu trabalho e cumprir seus objetivos
Reuniões eficazes
Para aproveitar ao máximo o tempo dedicado às reuniões, o Digital Workplace te ajuda a realizar reuniões eficazes: convocando quem realmente deve ser chamado de acordo com o tipo de reunião em questão e consultando sua disponibilidade, ajustando o tempo de reunião ao objetivo da mesma, definindo claramente o objetivo e os pontos a serem abordados, enviando informações com antecedência quando necessário, fazendo atas das reuniões onde constam os acordos e compromissos alcançados e os responsáveis por cada ação acordada.
Reuniões eficazes
Graças às reuniões eficazes, Carla consegue…
Economizar tempo
Fazer reuniões virtuais com mais agilidade e evitar deslocamentos desnecessários
Ser mais eficiente
Convocar apenas as pessoas necessárias considerando sua disponibilidade
Ser mais ágil
A ata é fechada ao final da reunião e a troca de e-mails é reduzida
Cumprir seus objetivos
Durante a reunião conseguem
cumprir os objetivos estabelecidos na agenda do dia
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Equipes eficazes:
O Digital Workplace nos ajuda na comunicação e colaboração em equipe para sermos mais eficazes: oferece espaços para manter conversas em tempo real, para compartilhar arquivos, editar documentos on-line com ‘autosave’ para controle das versões, compartilhar notas, gerenciar as tarefas da equipe e compartilhar informações sobre as mesmas.
Além disso, o Digital Workplace permite que você trabalhe remotamente de qualquer lugar com ferramentas digitais e seguras, e tenha acesso a todas as informações compartilhadas na empresa.
«O Digital Workplace nos ajuda a ser mais eficientes e produtivos no dia a dia, aproveitando as vantagens que a tecnologia nos oferece e criando hábitos que nos permitem otimizar o tempo de trabalho. Não é um mero desdobramento tecnológico, é uma mudança nas formas de trabalhar que deve nos ajudar a colaborar melhor e a investir melhor nosso tempo, com reuniões mais produtivas, melhorando nosso trabalho em equipe ou incutindo uma orientação para feitos e tarefas», explica Mónica Solaun, líder do projeto.
Equipes eficazes
Graças a uma gestão de equipes eficazes, Bruno consegue…
Se comunicar melhor
Manter conversas e reuniões em um único espaço, de forma organizada, economizando tempo e e-mails/p>
Trabalhar conjuntamente em um mesmo documento
Editar documentos on-line com seus colegas, evitando a troca de várias versões
Maior organização e planejamento
Planejar tarefas juntamente com sua equipe, sabendo a todo momento em que cada colega está trabalhando
A gestão da mudança no Digital Workplace
Para garantir que a adoção destes hábitos e que a utilização das ferramentas disponibilizadas sejam o mais exitosa possível, foi definida uma estratégia de gestão de mudanças focada no funcionário, desenvolvida em três fases: despertar o desejo de mudança, capacitação e acompanhamento.
- Despertar o desejo de mudança: o funcionário é informado dos objetivos e detalhes do Digital Workplace, se aprofundando no propósito e nos benefícios da mudança, por quê e para quê. Para garantir que este propósito não só seja entendido, mas também compartilhado e adotado pelos funcionários, foi desenvolvida a figura do patrocinador, que estimula e é um exemplo desta mudança em sua área de influência.
- Capacitação: começamos com uma pesquisa de digitalização que nos permite conhecer os hábitos e capacidades digitais iniciais dos funcionários para personalizar as ações seguintes da gestão da mudança, considerando as reais necessidades de cada grupo. Após a identificação das necessidades, realiza-se a formação e, para tal, foram concebidos dois workshops, um de formação, que aprofunda hábitos e ferramentas com um formato muito prático e outro de gamificação, no qual se reforça o conhecimento adquirido. Além disso, a pílula “Aprenda a usar as ferramentas digitais da MAPFRE” foi disponibilizada a todos os colaboradores por meio da Autoaprendizagem na Sala de Conhecimentos Técnicos Digitais da Universidade Corporativa, com pontos essenciais e dicas para o uso de ferramentas como Teams, SharePoint online e OneDrive.
- Acompanhamento: uma vez que o funcionário deseja fazer parte da mudança e está capacitado para isso, é hora de adotar a mudança. Para ajudá-lo e acompanhá-lo neste processo, foi criada a figura dos Digital Champions da MAPFRE. Já contamos com mais de 80 Digital Champions selecionados para atuarem como agentes da mudança em seu âmbito de influência, pessoas que transmitem entusiasmo pela mudança que o Digital Workplace proporciona e que possuem os conhecimentos necessários para acompanhar e ajudar a adotar as novas formas de trabalho de forma simples e natural.
funcionários usam Teams
possuem o OneDrive
contam com um e-mail no Office 365
A implementação do Digital Workplace
Em 2020 começou a implementação do Digital Workplace na MAPFRE, com a utilização das ferramentas do Office 365. Hoje, mais de 26.000 funcionários utilizam a funcionalidade de videoconferência do Teams, mais de 22.000 possuem o OneDrive e mais de 28.000 possuem uma conta de e-mail no Office 365.
Além da implantação de ferramentas, alguns países e unidades de negócios como Brasil, Espanha, Estados Unidos, México, Peru, Porto Rico, MAPFRE RE, MAPFRE ASSISTÊNCIA (Serviços Centrais) e Áreas Corporativas, já estão trabalhando nos hábitos que acompanham o uso de ferramentas por meio da implantação de ações de gestão da mudança.
A transformação digital impacta todas as áreas da organização e seu êxito vai depender do comprometimento e envolvimento de cada um de nós. Deste modo, portanto, todos temos um papel relevante no Digital Workplace, na adoção de novos hábitos de trabalho e na utilização das novas ferramentas colaborativas que a MAPFRE nos coloca à disposição para trabalhar com mais eficiência, colaborando, inovando, sendo mais ágeis e acompanhando a transformação digital em nossa empresa. Te incentivamos a avançar nesta nova forma de trabalhar e colaborar, aproveitando as oportunidades que a MAPFRE nos oferece.
