TEXTO SARA ELENA TORRES HORTAL | ILUSTRAÇÃO ISTOCK
A COVID-19 está exigindo um alto preço das pessoas, famílias e sociedades em todo o mundo. Mas também das empresas, submetidas a uma pressão nunca antes vivida. Desde o primeiro momento e de forma proativa, e sob a governança do Comitê Corporativo de Crise presidido por Francisco Marco, a MAPFRE elaborou um protocolo de atuação contra a COVID-19 onde foram estabelecidas as medidas a serem adotadas desde o ponto de vista preventivo e organizacional em função do tipo de atividade, distribuição, características e tarefas específicas realizadas na organização.
Nossa empresa mobilizou todos os seus recursos para cumprir com um objetivo triplo: garantir a nossa saúde e segurança, a continuidade dos negócios e proteger a marca MAPFRE e sua reputação, em uma situação nunca antes enfrentada.
Com estas ações a MAPFRE garantiu, e continua garantindo – porque os países se encontram em diferentes estágios de contágio e surtos da doença –, as condições de saúde e segurança de funcionários, clientes e colaboradores, cumprindo com as normas de Prevenção de Riscos Laborais locais, doenças contagiosas e os regulamentos ditados por cada governo e pela OMS nesta situação de pandemia. Nesse sentido, este artigo detalha as principais ações e medidas adotadas pela empresa, em termos gerais, globais e locais, tendo em vista que, em função da evolução da COVID-19, as mesmas podem mudar e se adaptar ao cenário que venha a ser vivenciado. Por isso, estamos trabalhando continuamente na atualização de todas essas medidas.
Não queremos nos esquecer das pessoas, colegas, parentes, amigos… que sofrem, sofreram ou morreram desta doença. A MAPFRE sente muito e presta sua solidariedade a todas as famílias que perderam entes queridos.
Começamos pelas medidas preventivas, que foram postas em prática antes da declaração de pandemia e ainda estão em vigor. A MAPFRE deu início a uma importante campanha de divulgação de informações relacionadas à doença – para que todos os grupos saibam identificar os sintomas e evitar o contágio – e com medidas de prevenção, com especial ênfase nas medidas de higiene e, sobretudo, na lavagem e desinfecção correta e contínua das mãos e em manter a distância de segurança. Para garantir essas medidas, em geral, foram colocados dispensadores de álcool em gel e papel para desinfecção das mãos nos centros de trabalho em suas áreas comuns.
Como medida complementar, a limpeza das instalações e das sedes foi aumentada, com especial atenção às superfícies que podem favorecer a transmissão, como mesas, telefones, botões, interruptores, corrimãos, etc.
São entregues máscaras e divulgadas boas práticas de seu uso aos funcionários, bem como equipamentos de proteção individual específicos para grupos de risco, uma vez incorporados à atividade presencial. Em alguns países como o Chile, Uruguai, Brasil, Honduras, Porto Rico e Uruguai foram entregues kits de proteção individual aos funcionários e, em outros, como El Salvador, China, Honduras, Espanha e Portugal mede-se a temperatura corporal dos clientes e colaboradores que vão entrar nas instalações.
Foram instaladas telas de proteção em nossos centros de atendimento (escritórios, centros médicos, centros de serviços para automóveis, etc.), além da sinalização correspondente para manter o distanciamento social.
Nos demais centros onde foi possível, foram delimitadas portas de entrada e saída independentes, de forma a garantir a distância de segurança nos acessos aos centros de trabalho. Também foram dispostos letreiros e cartazes com as instruções de segurança, sendo complementadas em alguns centros de trabalho com vídeos informativos e também com o vídeo global “Se você se cuida, você está cuidando a todos nós”.
Além disso, para garantir espaços de trabalho seguros e cumprir com os regulamentos relativos à climatização, foram realizadas em diferentes centros as seguintes medidas: manter uma renovação de 100% do ar exterior, realizar a manutenção preventiva estabelecida, tendo em conta a limpeza e/ou substituição dos filtros periodicamente.
Medidas Organizacionais
Como principais medidas organizacionais, desde o início desta crise a MAPFRE optou pelo ‘home office’— priorizando os Trabalhadores Especialmente Sensíveis — em praticamente todo o seu quadro funcional e, atualmente, todos os países definem as medidas organizacionais a serem aplicadas para garantir a continuidade dos negócios e o atendimento ao cliente, aplicando todas as medidas de saúde e segurança que se façam necessárias, inclusive limitando a capacidade de nossas instalações para garantir o distanciamento social.
As reuniões presenciais foram eliminadas ou limitadas, exceto em casos de extrema necessidade, os deslocamentos durante o expediente foram reduzidos e foram estabelecidos critérios de limitação no que diz respeito ao espaço de trabalho, informando aos colaboradores para não ocuparem espaços e mesas próximas para, assim, manter a distância de segurança.
Os países também aplicaram as medidas sanitárias indicadas por seus governos locais, por exemplo, na China, os funcionários devem declarar suas condições de saúde quando retornam de outras cidades do país ou do exterior e a entidade deve enviar um relatório diário ao governo sobre as condições de saúde dos funcionários.
Ações Específicas
Além das medidas preventivas e organizacionais, foram adicionadas ações específicas de atenção à saúde no ‘home office’. Como vimos, cuidar da saúde dos funcionários é uma prioridade, e a MAPFRE apostou em preservar sua saúde, tanto física quanto psicológica, com diferentes ferramentas em três linhas de atuação: diante do medo e das situações causadas pela própria doença, diante de uma nova forma de trabalhar e de uma nova maneira de viver: o confinamento. Cada país implementou suas ações de acordo com suas possibilidades e necessidades específicas.
Começando pela saúde psicológica, um grande número de países criou programas de ajuda e atendimento psicológico aos funcionários, a maior parte deles também para seus familiares, através do telefone. Em geral, têm sido canais atendidos por psicólogos especializados que buscam melhorar o bem-estar emocional, orientando, ajudando e acompanhando na resolução de problemas pessoais e do trabalho. Vimos alguns exemplos na Espanha, cujo Programa de Assistência ao Empregado (#pae) tem sido uma boa prática, sendo, inclusive, estendido a países como República Dominicana, Uruguai, Venezuela, Peru, Itália, Filipinas, Chile (EntreNosotros), Porto Rico (Emotional Connect) e Malta, com a Richmond Foundation.
Outros países disponibilizaram aos funcionários consultas ou chats com médicos e especialistas, como é o caso da Venezuela, Turquia, Brasil, Estados Unidos, Panamá e México, linhas telefônicas de ajuda, como adotado pela Alemanha com “RehaAktiv” ou informações de instituições que fornecem serviços psicológicos, como feito pelo México, pela Argentina e por Porto Rico.
A COVID-19 nos trouxe uma grande mudança na forma como trabalhamos. Em muito pouco tempo, tivemos que aprender a trabalhar remotamente e a organizar o nosso tempo para investi-lo da melhor maneira possível e tirar o máximo dessa experiência. Nesse sentido, a maior parte dos países desenvolveu diferentes eixos temáticos e estratégias para transferir seus funcionários e reduzir as chances de sofrer doenças físicas ou mentais decorrentes das atividades laborais. Medidas para organizar e trabalhar à distância, rotinas de autocuidado, cuidado do espaço de trabalho, cuidados de higiene, ergonomia, atividade física, pausas ativas, treinos, alimentação, saúde mental, prevenção de acidentes virtuais, mecanismos de enfrentamento à crise… que serviram, e servem, para revitalizar a energia corporal, manter o bem-estar e a produtividade no trabalho, refrescar a mente durante a jornada de trabalho ou investir o tempo da melhor maneira e aprender a promover o autocuidado. E sem esquecer o respeito pelo meio ambiente, como lembrado pela sede na Turquia!
Outras fórmulas foram as rodas de conversa/reuniões virtuais com funcionários para saber, em primeira mão, como eles e suas famílias estão, que percepção eles têm, como podem ser ajudados, como trabalhar remotamente e usar as ferramentas disponíveis, etc., tanto por parte das equipes de Recursos Humanos, com feito nas Filipinas, Argentina, Honduras, Chile e Malta, quanto por parte dos CEOs. Neste último caso, foram realizadas no Brasil, Espanha, Panamá (“Compartilhe um café com seu CEO”), República Dominicana (“Um cafézinho com o CEO”), El Salvador, Porto Rico e Malta. Outros CEOs, como os de Malta e Portugal, também enviaram e-mails pessoais aos funcionários.
Não podemos nos esquecer, ademais, dos encontros virtuais #askMAPFRE que, periodicamente, reuniram o presidente, Antonio Huertas, e a diretora geral de Pessoas e Organização, Elena Sanz com os funcionários, respondendo suas perguntas.
Não é possível separar a vida profissional da vida pessoal e social quando nos deparamos com uma nova forma de viver: o confinamento. Por isso, para além das recomendações para a realização do ‘home office’, temos ajudado os nossos funcionários a melhorar o seu sistema imunológico e, em muitos países, foram lançadas propostas que visam o alcance de uma convivência saudável no ambiente de trabalho, social e familiar, principalmente relacionadas com programas de atividade física, melhora na alimentação, organização durante a quarentena, bem-estar em casa, entre outras, que foram realizados por meio de workshops, atividades,coaching, etc. Imaginação é o que não falta! São inúmeros os exemplos destas atividades que buscaram ser um ponto de encontro dos funcionários e seus familiares, incentivando-os e promovendo o espírito de camaradagem.
- Dias e ações temáticas. Em alguns casos, foram os próprios funcionários que abriram as portas de suas casas e, em família, levaram desde a magia de um show até a melhor forma de cozinhar, dicas de maquiagem e penteados ou como fazer sua própria máscara.
- Celebração virtual conjunta de aniversários, por exemplo, em Honduras, Nicarágua e Malta ou de comemorações com vídeos para o Dia das Mães e Dia dos Pais, na Nicarágua, ou das crianças, na Turquia.
- O Uruguai deu para seus funcionários ingressos para o Cinema Drive-in, a fim de promover outra forma de entretenimento em família, e lançou o “Compartilhar em Família”, no qual foi enviado para a casa de cada colaborador um saudável café da manhã para desfrutar em família e recarregar as energias para o ‘home office’.
- Reuniões entre funcionários que vivem nas mesmas situações, por exemplo, aqueles que vivem sozinhos ou que são estrangeiros em Malta. Nas Filipinas, foi lançado o Quaran-Tell, uma entrevista virtual semanal com um funcionário, o qual é perguntado sobre sua rotina de trabalho diária, quais são seus desafios e como ele os enfrenta. Os demais funcionários podem participar e também perguntar, porque “Estamos todos juntos nisso”. Na Turquia, os funcionários compartilharam suas fotos durante o ‘home office’.
- Oficinas, teatros e concursos voltados para as crianças em Porto Rico, Turquia e Malta. Este último país também promoveu um jogo virtual entre funcionários.
- Na Espanha, através da MeGUSTA, sua plataforma de esporte, lazer e cultura, foram lançados concursos, desafios e atividades de entretenimento familiar e foi criado um espaço para a manutenção física.
A promoção da atividade física virtual contou com outros exemplos durante a pandemia. Juntamente à MeGUSTA foram feitos, também, vídeos dedicados às pausas ativas no Uruguai (Vídeo) e no Brasil, aulas de ioga em Malta e, no VertiGym na Alemanha, a newsletter “Verti vital”, sessões ao vivo na Turquia e palestras sobre vários tópicos.
Existem alguns países, como a Colômbia e a Venezuela, que uniram esses conceitos — laboral, social e familiar — em um único projeto. Na Colômbia foi chamado de “Estratégias de intervenção psicossocial para o período de isolamento” e na Venezuela “En Confianza”.
A essas ações devemos agregar outras para o cuidado específico da saúde ante à propagação da doença. A maior parte dos países realizou um acompanhamento minucioso dos funcionários que continuaram trabalhando in loco, possíveis casos ou pessoas que tenham sido detectadas a doença, para acompanhá-los durante o processo, bem como os grupos de risco.
Um grande número de países realizou diferentes exames e testes médicos para a detecção de anticorpos contra a COVID-19, outros disponibilizaram linhas telefônicas aos seus funcionários para atendimento médico e consultas, e habilitaram e-mails para enviar suas dúvidas ou situação sobre esta doença. Alguns ofereceram diferentes serviços em seus programas de saúde e ofereceram assistência médica quando necessário, como Honduras, ou os lembraram dos benefícios médicos disponíveis, como os Estados Unidos.
A tecnologia tem desempenhado um papel importante no monitoramento da doença. Por exemplo, em Portugal, através do site mapfre.pt, foi lançado um assistente virtual para esclarecer dúvidas, avaliar sintomas e se informar sobre as recomendações; no Brasil foi oferecido o aplicativo CoVida, que tem diferentes funcionalidades, por exemplo, verificador de sintomas, orientação médica, assistência por chat ou vídeo com médicos, realização de testes e informações sobre cuidados e prevenção. Na Argentina, os funcionários que vão retornando ao escritório podem baixar o aplicativo “COVID-19 Província de Santa Fé”, que permite aos cidadãos entrar em contato com o governo sobre questões relacionadas ao controle da pandemia e a partir do qual eles podem, entre outros serviços, fazer consultas ou solicitar assistência.
Neste momento, estamos trabalhando para implementar no aplicativo Pessoas MAPFRE uma funcionalidade que mede a distância entre as pessoas e que te avisa se você esteve em contato com uma pessoa que testou positivo para COVID-19. Os dados são totalmente anônimos.
Alguns países avaliaram as condições de trabalho de seus funcionários por meio de pesquisas. São exemplos o Panamá, para avaliar o bem-estar, e a Espanha, sobre suas condições de trabalho no ‘home office’. Neste último, a pesquisa foi encaminhada para cerca de 11.000 colaboradores e a maior parte deles indicou possuir condições adequadas de saúde e segurança, apresentando respostas positivas em torno de 90% e 100%, avaliando o ambiente de trabalho no ‘home office’ de forma favorável e destacando os aspectos psicossociais como muito favoráveis.
A comunicação é imprescindível!
A comunicação foi essencial durante esta pandemia para transmitir aos funcionários cada uma das ações e medidas que os países e entidades implementaram. A maior parte dos países implementou planos de comunicação, de diferentes portes, com os quais passaram a trabalhar, o mais rapidamente possível, para se comunicar com as pessoas que estavam realizando o trabalho de forma remota, para transmitir a situação da empresa, informar sobre as medidas que estavam sendo tomadas, convidá-los a adotar medidas de proteção, ‘home office’, como organizar a casa e família durante a quarentena, dados e conhecimentos sobre a doença, as diferentes atividades…
Na MAPFRE aproveitamos todos os canais disponíveis — Intranet Global, e-mail, App Pessoas… —, as ferramentas colaborativas proporcionadas pelo Office 365 — como Teams e Skype —, a intranet — as Comunidades — e todos os outros formatos possíveis — notícias, vídeos, infográficos, newsletters, comunicados… — para manter a comunicação ativa e responder a qualquer situação que pudesse surgir em termos de saúde.
Nossos colegas da Turquia realizaram uma pesquisa de satisfação sobre as medidas tomadas e a comunicação. 97% dos funcionários afirmaram que as medidas e a comunicação foram suficientes durante a COVID-19. Nos Estados Unidos, foi criado um site que coletava informações para trabalhar desde casa e recursos para fazer em família.
Na comunicação externa, aproveitamos os recursos aprimorados fornecidos por nosso novo site (www.mapfre.com), para manter nosso público informado sobre todas as ações que a empresa está tomando. Também publicamos uma infinidade de conteúdos de interesse relacionados à pandemia e começamos a publicar uma newsletter financeira semanal que inclui as opiniões de especialistas da MAPFRE sobre o impacto do vírus na economia e nos mercados.
Nas redes sociais lançamos uma série de campanhas de interação com os nossos seguidores, que tiveram uma grande repercussão. Também promovemos mensagens institucionais através dos perfis do presidente como figura máxima, que divulgou vídeos semanais com mensagens otimistas sobre a superação do vírus.
Da mesma forma, fortaleceu-se a coordenação de comunicação em todos os países em que estamos presentes, acompanhando a implementação das diferentes etapas dessa crise de saúde em cada país, buscando o alinhamento com as mensagens corporativas e fornecendo aos países materiais e vídeos para suas campanhas de mídia social. Pudemos ver na intranet os depoimentos e as ações realizadas por vários países.
Isso tornou possível estarmos próximos apesar da distância, conectados, comunicados e coordenados. Lutando a cada momento com tudo que é novo, junto com a ansiedade, o estresse, o medo do que está acontecendo; fizemos com que os funcionários sentissem que a MAPFRE conhece a cada um e que estamos todos juntos.
O Kit e o site da COVID-19
No início da crise, a Área Corporativa de Pessoas e Organização disponibilizou para todas as equipes de Recursos Humanos o kit COVID-19, um set lançado periodicamente com diretrizes de atuação e materiais práticos para a adaptação ao cenário de ameaça à saúde causado pelo vírus. Este kit respondeu às ações que devem ser realizadas em vários âmbitos fundamentais dentro da empresa em uma situação tão excepcional como a que vivemos e estamos vivendo: proteção da saúde dos funcionários, protocolos de trabalho, prevenção de riscos ocupacionais e de saúde, informação para gestores de pessoas, recursos de capacitação, material para a volta ao trabalho e questões de cibersegurança, entre outros.
Esses conteúdos têm sido utilizados por países e entidades, seja diretamente ou adaptando-os. Praticamente todo esse material está à disposição de todos os funcionários por meio do site da COVID-19, localizado na página ‘home’ do espaço Pessoas da intranet global. Este espaço inclui quatro secções: Saúde e proteção dos nossos funcionários, Conectividade e Home Office, Trabalho seguro desde casa e Formação. Em cada um deles se encontra uma lista de recomendações, infográficos ou documentos, entre outros, elaborados pelas diferentes áreas ou departamentos da MAPFRE que se especializam no assunto.
Voltamos aos centros de trabalho
Embora os países se encontrem em situações diferentes, o retorno é uma realidade que já ocorre de forma gradual e de acordo com os planos locais de retorno, que seguem os protocolos e as medidas preventivas e organizacionais definidas pela MAPFRE e nos quais se busca cumprir com o nosso objetivo triplo: garantir nossa saúde, a continuidade dos negócios e proteger a marca MAPFRE e sua reputação.
Lembre-se de que a maioria dos funcionários estão trabalhando desde suas casas, mas também há alguns que continuaram realizando seu trabalho presencialmente para seguir atendendo nossos clientes ante suas necessidades essenciais.
Os funcionários que vão se reintegrando recebem antecipadamente informações detalhadas sobre as medidas de saúde e segurança que devem ser cumpridas e, dependendo do país, respondem a questionários de saúde para avaliar a situação particular de cada um, passando por exames médicos para a detecção de anticorpos contra a COVID-19, quando necessário, e são realizadas palestras sobre a prevenção desta doença, neste último caso dois exemplos são a Espanha e a Argentina.
Há países que incluem outras ações, como Honduras, onde semanalmente um médico avalia as medidas de biossegurança e o estado de saúde dos funcionários, ou a Guatemala, que possui um serviço de ambulância específico para a transferência de pacientes com COVID-19. No Brasil, foi elaborado o guia de retorno “Juntos novamente. Prevenidos sempre”, que reúne, de forma didática, orientações de prevenção, recomendações das autoridades de saúde e as adaptações feitas em seus espaços físicos para que os funcionários se sintam seguros antes de retornar. A Turquia também conta com seu guia COVID-19.
Na atual situação de pandemia, parece apropriado pensar que as medidas de prevenção vão permanecer conosco por muitos meses.
Até o fechamento desta matéria, na MAPFRE, vivemos realidades muito diferentes, de países que estão voltando a seus centros de trabalho — e que estão trabalhando em procedimentos de vigilância, realizando a detecção precoce de qualquer caso que possa surgir, controlando a transmissão e, assim, detendo novas fontes de contágio que possam ocorrer na empresa — e outros que se encontram em fases críticas nas quais o contágio aumenta a cada dia. Por isso, na MAPFRE, continuamos pendentes da situação de nossos funcionários e de suas famílias e continuamos a manter e aplicar nossas medidas de saúde e segurança.
Na MAPFRE, mais unidos do que nunca.
