O Desafio Digital nasceu em 2017 junto com outras quatro iniciativas estratégicas — SAM 3.0, Saúde Digital, Grandes Cidades, Modelos Preditivos e Desafio Digital —, com o objetivo de impulsionar a transformação digital em nossa companhia. Por isso, com esse desafio de ser um importante facilitador nessa transformação de nossa instituição, a área de Recursos Humanos, responsável por essa iniciativa, trabalhou nela durante todo o ano de 2018 para que os funcionários da organização passassem a viver o Desafio Digital no local de trabalho, em seu entorno e em toda a organização.
TEXTO SARA ELENA TORRES HORTAL | ILUSTRAÇÃO ISTOCK | FOTOS MAPFRE
A iniciativa começou este ano em cinco países: Estados Unidos, Turquia, Peru, Brasil e Espanha, englobando 20.895 funcionários e durará até junho de 2019, expandindo-se gradativamente para outros países.
Começamos a viver o Desafio Digital
Estamos em um mundo que avança a uma velocidade vertiginosa, com uma sociedade cada vez mais digitalizada e conectada que está transformando nossas vidas: aspectos pessoais, sociais e culturais. Portanto, todos nós temos que nos adaptar, tanto às pessoas quanto à organização, a um novo cenário para sermos competitivos nessa nova realidade. Como qualquer outra empresa com vocação de permanência, a MAPFRE está aproveitando a tecnologia para modificar sua forma de trabalhar, caminhando para um modelo de organização do trabalho mais flexível, que nos permite ganhar agilidade e eficiência e prestar um melhor atendimento aos nossos clientes, promovendo nosso equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal e continuando com nosso compromisso com a empresa.
Neste novo modelo organizacional enquadra-se o Desafio Digital, que é baseado em quatro linhas de trabalho interconectadas em que os funcionários estão no centro.
Começamos por nosso Ambiente de trabalho
Quando as empresas e seus modelos de negócios precisam ser transformados, o mais importante são as pessoas, que devem estar no centro da transformação. Para ajudar nessa transformação, a primeira coisa a ser feita é criar cenários que proporcionem aos funcionários maior flexibilidade e agilidade, e a MAPFRE quer fazê-lo através de três pontos de atuação: Horários, Mobilidade física e tecnológica e Gerenciamento dos espaços.
O primeiro passo nas ações do Desafio Digital foi enquadrado no pilar “Ambiente de trabalho flexível” e começou com a migração do Office para a nuvem e, mais especificamente, pelo e-mail. Esse serviço online já foi migrado no Brasil, Estados Unidos, Peru e está sendo concluído na Espanha, e oferece um acesso mais fácil a partir de qualquer dispositivo corporativo, tanto fixo como móvel, mantendo e melhorando a funcionalidade do e-mail atual.
Além de uma mudança estética ou do mobiliário, a gestão de espaços abertos e colaborativos supõe uma nova maneira de trabalhar. A base da inovação são as conexões e os novos espaços proporcionam aos funcionários ambientes que incentivam a comunicação, a agilidade, a colaboração, a inovação, a produtividade, o bem-estar e relacionamentos hierárquicos mais próximos. Neste momento, 11.000 funcionários já desfrutam de novos espaços físicos abertos e colaborativos e, até o final do ano, todos os países terão implementado, em maior ou menor grau, adaptações de acordo com o modelo de espaços definido pela MAPFRE.
“O MODELO DE TRABALHO FLEXÍVEL TEVE UM IMPACTO POSITIVO PARA NOSSOS COLABORADORES. OS COMENTÁRIOS E MELHORIA DOS RESULTADOS DE NOSSA ENQUETE DE SATISFAÇÃO E COMPROMISSO NOS CONFIRMAM O COMPROMISSO DE GARANTIR QUE A FLEXIBILIDADE SE TRADUZA EM MELHORES EXPERIÊNCIAS PARA NOSSOS CLIENTES, AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE EM NOSSOS PROCESSOS E PERMITINDO EQUILIBRAR MELHOR AS EXPECTATIVAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS. O TRABALHO FLEXÍVEL É FUNDAMENTAL PARA ATRAIR NOVOS COLABORADORES, ESPECIALMENTE AQUELES QUE SÃO ALTAMENTE DIGITAIS.” Pepe Velásquez Vigil, diretor de Recursos Humanos da MAPFRE USA
No caso dos horários flexíveis, cerca de 5.000 funcionários desfrutam dessa modalidade nos países do Desafio e a nova modalidade de trabalho remoto (teletrabalho e mobilidade) já foi implementada ou está sendo testada em diversas unidades e países. Mais de 4.300 funcionários já têm a possibilidade de se conectar fora de seus escritórios nos países do Desafio.
Conectados através do trabalho colaborativo e da gestão do conhecimento
A MAPFRE quer melhorar a conexão entre as áreas da organização, o conhecimento e os pontos de vista, das experiências das pessoas que trabalham em todo o mundo para poder ser o mais inovador possível. Por isso, em 2018, por meio do Desafio Digital, avançamos em direção a uma nova maneira de trabalhar baseada na colaboração entre as pessoas, entendendo a colaboração como a capacidade de trabalhar com os outros de maneira eficiente e organizada, compartilhando conhecimento e aproveitando ao máximo as ferramentas digitais.
Para facilitar e promover este novo modelo, a MAPFRE conta com a Intranet Global, um espaço comum disponível para todos os funcionários, no qual foram desenvolvidos novos elementos de comunicação e colaboração durante este ano. Entre estes elementos destacam-se as Comunidades, que são de três tipos — Conhecimento, Especialistas e Projetos. Ao longo deste ano foram abertas mais de 110 comunidades, nas quais mais de 1.900 funcionários trabalham. As comunidades também nos permitem contar com um repositório próprio de documentos, com versões comuns a todos e nas quais podemos trabalhar simultaneamente e com calendários de tarefas. Também foi criada uma primeira versão da Biblioteca do conhecimento, que é um armazém de conhecimento hospedado na intranet e disponível para todos os funcionários. Nela, é possível localizar especialistas — já foram localizados mais de 1.200 —, temas de interesse, histórias de sucesso e boas práticas. Ademais, trabalhamos na taxonomia da intranet, adicionando mais de 500 termos em 14 idiomas que facilitam a busca e filtragem de conteúdo.
“O TRABALHO COLABORATIVO QUE ESTAMOS IMPLEMENTANDO, PERMITE UMA COMUNICAÇÃO MAIS FLUIDA, GERANDO UM AMBIENTE DE TRABALHO MUITO DINÂMICO, COM PARTICIPAÇÃO ATIVA DE TODOS AQUELES QUE FAZEM PARTE DE UM PROJETO. TRABALHAR EM EQUIPE, SEM BARREIRAS E COM A OPORTUNIDADE DE TROCAR IDEIAS DE MANEIRA ÁGIL, É UM PASSO MUITO IMPORTANTE NA ORGANIZAÇÃO. AS COMUNIDADES VÃO TRANSFORMAR A MANEIRA DE EXECUTAR PROJETOS, ESSE CAMINHO JÁ ESTAMOS PERCORRENDO E O RESULTADO SERÁ O SUCESSO.” diretor de Recursos Humanos da MAPFRE PERU
A tudo isso também se soma a ANE, a assistente virtual da intranet que está nos ajudando nesse processo.
Lembre-se que um bom começo para estar conectado e ser mais colaborativo é preencher o seu perfil da Intranet Global, indicando seus conhecimentos, os projetos em que você trabalha e seus interesses. Dessa forma, outros colegas poderão contatá-lo e começar a colaborar..
Cultura digital para trabalhar de uma maneira diferente
Partindo do fato de que a ideia não era mudar a cultura da organização, mas estimular certos comportamentos que são importantes para trabalhar de uma maneira diferente, o trabalho realizado dentro do Desafio Digital em 2018 consistiu em:
- Definir os três novos comportamentos associados à digitalização para os funcionários — Colaborar, Inovar e Agilizar —, que no caso dos gestores de pessoas somam-se outros dois— Respeitar e Comunicar —, e os hábitos associados a eles. O objetivo é criar uma melhor experiência para o cliente, para os funcionários e para a sociedade.
- Implantar um plano de formação global, presencial e on-line, sobre cultura digital, por meio de dois espaços da Universidade Corporativa: a sala de Conhecimentos Digitais, de nova criação e a Escola de habilidades. Já são mais de 13.000 funcionários que realizaram a pílula online de Cultura Digital e 50 treinadores internos de todas as Regionais, Unidades de Negócios e Áreas Corporativas receberam treinamento presencial na Universidade Corporativa. Os participantes tiveram a oportunidade de internalizar o essencial do Desafio Digital e Cultura em um Mundo Digital para poder transmitilo mais tarde.
Também foi projetado um plano de mentoring reverso que vai juntar mais de 270 mentores e mais de 320 pessoas mentoradas em todo o mundo.
“ACREDITAMOS FIRMEMENTE QUE NOSSO SUCESSO EMPRESARIAL É BASEADO NO POTENCIAL HUMANO E TEMOS O DEVER DE AJUDAR NOSSO PESSOAL A PROMOVER ESSE POTENCIAL, INCENTIVANDO-OS A CONTINUAR CRESCENDO. AO IMPLEMENTAR NOSSO NOVO MODELO DE REMUNERAÇÃO, AVALIAÇÃO E RECONHECIMENTO, ESTAMOS MONTANDO UM SISTEMA QUE FAZ COM QUE O FEEDBACK IMEDIATO, RELEVANTE, PERSONALIZADO E SIGNIFICATIVO FAÇA PARTE DE NOSSA ROTINA DIÁRIA NO TRABALHO. SABEMOS QUE O DESENVOLVIMENTO É MELHOR ALCANÇADO QUANDO ESTIMULA-SE A MOTIVAÇÃO PARA MELHORAR, QUE É NATURAL INTRÍNSECA NAS PESSOAS, E ISSO É ALCANÇADO ATRAVÉS DA DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS PARA CRIAR UM SIGNIFICADO PARA OS FUNCIONÁRIOS, AJUDANDOOS A PERMANECER NO CAMINHO CERTO ATRAVÉS DO FEEDBACK CONTÍNUO E DO RECONHECIMENTO PONTUAL DE UM BOM TRABALHO”. Necla Aksoy, diretora de Recursos Humanos da Turquia
Novas formas de retribuir e reconhecer
Se o Desafio exige que trabalhemos de maneira diferente e com comportamentos diferentes, isso supõe diferentes formas de retribuição e reconhecimento. Nesse sentido, ao longo do ano trabalhamos nas diferentes ações que identificam esse pilar e que verão a luz em 2019, especificamente:
- Novas formas de retribuir às pessoas, como, por exemplo, os Bônus por projeto, e reconhecê-las por um trabalho bem feito, pela realização de um projeto, de uma tarefa ou por alcançar um objetivo.
- Um novo modelo de avaliação que coloca o funcionário no centro do processo, dando a ele a oportunidade de se tornar o protagonista de seu desenvolvimento. É um processo ágil baseado em um feedback contínuo de 360º que nos permitirá: melhorar a produtividade através de uma gestão flexível de objetivos e atividades, que permitem o reconhecimento no momento em que o objetivo, tarefa ou projeto é entregue, e promover a avaliação 360º e o feedback constante dos novos comportamentos exigidos pelo contexto digital.
Fechando o círculo destes quatro pilares está a Gestão de Mudanças, uma nova atividade dentro dos Recursos Humanos e chave na comunicação, conscientização e adoção da transformação por parte dos funcionários. Em 2018, foi criado o Escritório de Gestão da Mudança Corporativa e mais cinco nos países onde o Desafio Digital foi lançado e, entre outras ações, a implantação dos kits de gestão de mudanças dos quatro pilares, bem como várias peças de comunicação, como newsletters, e de conscientização global. Dentro destas últimas, e focadas em todos os funcionários, existem vários vídeos com histórias reais de seis colegas de diferentes nacionalidades que viveram em primeira pessoa várias ações que aconteceram dentro do Desafio Digital e compartilham suas reflexões e experiências.
Todo este material está à sua disposição na Intranet Global, em uma seção específica que também foi projetada este ano no espaço “Pessoas” para informar sobre o projeto e seu progresso.
“PARA NÓS O #DESAFIODIGITAL SIGNIFICA ABORDAR UMA MUDANÇA PERMANENTE E CONTÍNUA QUE PERMITA TRANSFORMAR A EMPRESA, ATENDENDO AS NECESSIDADES ATUAIS E OS DESAFIOS FUTUROS. O COMPROMISSO MAIS IMEDIATO É AJUDAR AS PESSOAS DA ORGANIZAÇÃO A SE INTERNALIZAR E TRABALHAR DE ACORDO COM OS NOVOS COMPORTAMENTOS E HÁBITOS DEFINIDOS PELA MAPFRE. COLABORAR, INOVAR, AGILIZAR; RESPEITAR E COMUNICAR SÃO CONCEITOS QUE DEVEM PERMEAR NOSSAS EQUIPES E FAZER PARTE DO NOSSO DIA A DIA.” Rocío Aragonés, vice-diretora geral de Recursos Humanos da MAPFRE IBERIA
O Desafio Digital não acaba aqui
Assumir as inovações tecnológicas, a nova maneira de trabalhar e, em suma, o novo modelo que o Desafio Digital estabelece é muito necessário, mas também é realmente importante contar com o talento necessário para se adaptar às mudanças em todos os momentos, às previsíveis, mas, sobretudo, as imprevisíveis.
Somente as empresas que se adaptarem a essa nova realidade continuarão sendo líderes e, além disso , poderão capturar os melhores talentos, a força de trabalho efetiva que precisamos para todo o desenvolvimento que nos espera. Por isso, também em 2018, a empresa digitalizou a seleção externa e a mobilidade interna através da configuração e implementação do módulo de recrutamento de SuccessFactors, que é a ferramenta que já utilizamos, por exemplo, para realizar o processo de a valiação de desempenho.
Este módulo, que já é uma realidade nas entidades da MAPFRE na Espanha e será implementado em todos os países em breve, nos permite:
- Uma ferramenta única de seleção e mobilidade para todas as equipes de RH.
- Uma página de recrutamento (“Trabalhar na MAPFRE”) também única, na qual os candidatos podem inserir seu CV e onde podemos publicar e gerenciar as ofertas de emprego na MAPFRE.
- Um sistema único para que os funcionários possam ter um currículo atualizado e se cadastrar em vagas de mobilidade (locais ou globais), para oferecermos um maior acesso a nosso desenvolvimento profissional.
- A integração na seleção de diversas plataformas, como o LinkedIn, entre outras.
Com tudo isso, seremos mais ágeis na hora de fornecer à empresa o talento de que ela precisa e onde ela precisa, além de uma melhor experiência do candidato e do funcionário.
Também este ano, foram estabelecidas as bases de um projeto que entrará em vigor no próximo ano. Trata-se do aplicativo Pessoas, um novo canal de comunicação que coloca os funcionários no centro de seus interesses, como?
- Proporcionando-lhes o acesso aos conteúdos que são mais exigidos, a qualquer hora do dia e na palma de sua mão através de seu celular.
- Oferecendo-lhes a opção de dar seu feedback imediatamente e compartilhar conteúdo.
- Melhorando sua experiência com a tecnologia.
- Otimizando os processos, pois podem realizar determinados trâmites e gerenciamentos através do aplicativo e podem acessar a documentação de forma fácil e imediata.
- Reduzindo os tempos em alguns processos de gerenciamento e administração para facilitar a vida deles.
A MAPFRE já está imersa em uma grande mudança que só será possível se as pessoas a quem é dirigida mudarem com ela. O Desafio Digital veio para nos proporcionar as ferramentas que precisamos em nosso local de trabalho, em nosso entorno e em toda a organização para nos adaptarmos à essa mudança.
