Um dos fatores determinantes quando se trata de melhorar a produtividade é cuidar do espaço de trabalho. Especialistas afirmam que o entorno físico contribui de uma forma ou outra para a satisfação do empregado. Juntamente com os novos projetos propostos pelas organizações, que optam por espaços abertos e diáfanos, cada um pode somar à fórmula de bem-estar e rendimento cuidando do seu próprio entorno.
TEXTO JAVIER ORTEGA | FOTOGRAFIA THINKSTOCK
A rotina de trabalho e a pressa nos tornam propensos a negligenciar detalhes no nosso espaço de trabalho. Papéis que se acumulam, materiais de escritório espalhados, uma coleção de garrafas de água vazias… A principal desculpa que alimenta esse comportamento é geralmente a falta de tempo: o dia a dia nos esgota. Mas, precisamente, essa resposta curinga constitui uma armadilha em si, já que está provado que um espaço bem cuidado resulta em um melhor gerenciamento do tempo e beneficia nossa concentração e produtividade.
Um primeiro passo no caminho para a organização pode ser dar uma olhada em nossa mesa e analisar quais dos elementos que temos nela usamos diariamente. Ter um caderno para anotações, uma caneta ou o calendário ao lado do telefone pode ser prático, mas faz sentido acumular pastas com documentos de projetos que não veremos naquele dia? Antes de chegar a essa situação, outra pergunta deve ser feita: que coisas eu preciso imprimir e quais eu posso verificar na tela do computador?
Alguns estudos indicam que passamos 90% do nosso tempo diário em espaços interiores (principalmente em casa e no escritório). É por isso que é importante termos um ambiente onde nos sintamos confortáveis. Marie Kondo, autora, empresária e consultora de organização, a quem a revista Time incluiu entre as 100 pessoas mais influentes do mundo, propõe o método “KonMari” que consiste basicamente em analisar o que necessitamos, jogar fora tudo que é dispensável e então ordenar de maneira lógica tudo o que deve ser mantido. Parece simples, mas, na prática, o apego às coisas inúteis e medo de jogar fora algo que talvez nos faça falta no futuro (embora em 80% dos casos isso não aconteça) nos faz sucumbir à dúvida e nossos postos de trabalho viram autênticos depósitos.
BENEFÍCIOS DA ORGANIZAÇÃO
Se conseguirmos passar no teste e ficarmos apenas com o essencial (ou quase), o próximo passo é aplicar algumas técnicas de organização para localizar de maneira mais lógica os elementos que usaremos.
Por exemplo, o posicionamento da CPU do computador pode significar ganhar ou perder mais espaço útil para a nossa área de trabalho. Existem elementos (como o telefone) que quase certamente teremos que ter por perto, mas outros materiais (como um grampeador) podem ser colocados em cantos onde não estejam à vista, como na gaveta, por exemplo. O gerenciamento dos cabos também pode ajudar a tornar a aparência do nosso espaço mais ou menos caótica. Se possível, juntá-los com flanges ou escondê-los sempre será positivo. Para organizar documentos, Kondo propõe três categorias que podem ajudar a decidir onde serão colocados: atualmente em uso, necessários por um período limitado e os que devem ser mantidos indefinidamente, caso em que teremos que procurar um lugar em algum espaço de armazenamento.
Desfrutar de um ambiente limpo não só nos permitirá encontrar o que é necessário à primeira vista, mas também irá melhorar o nosso bemestar. Entre os principais benefícios psicológicos que os especialistas atribuem a um espaço organizado, refletem-se menores níveis de ansiedade; maior capacidade de concentração e aproveitamento do tempo; melhorias na efetividade; mais sensação de controle…
O início de um novo período é um bom momento para definir pequenas metas. A da organização, além de resultar em seu benefício pessoal, pode acrescentar ao de seus colegas também. Você aceita o desafio?
