Uno de los factores determinantes a la hora de mejorar la productividad es cuidar del espacio de trabajo. Los expertos tienen claro que el entorno físico contribuye de una u otra manera a la satisfacción del empleado. Junto a los nuevos diseños propuestos desde las organizaciones, que apuestan por espacios abiertos y diáfanos, cada uno puede sumar a la fórmula del bienestar y el rendimiento cuidando el propio orden a su alrededor.
TEXTO JAVIER ORTEGA | FOTOGRAFÍA THINKSTOCK
La rutina de trabajo y las prisas hacen que seamos propensos a descuidar detalles en torno a nuestro puesto de trabajo. Papeles que se acumulan, material de oficina desperdigado, una colección de botellas de agua vacías… La excusa principal que alimenta esta mala praxis suele ser la de falta de tiempo: el día a día nos absorbe. Pero, precisamente, esa respuesta comodín constituye una trampa en sí misma, ya que está comprobado que un espacio cuidado redunda en una mejor gestión del tiempo y beneficia a nuestra concentración y productividad.
Un primer paso en el camino hacia el orden puede ser echar un vistazo a nuestra mesa y analizar qué elementos de los que tenemos en ella usamos a diario. Disponer de un taco para notas, un bolígrafo o el calendario junto al teléfono puede ser práctico pero, ¿tiene sentido acumular carpetas con documentación sobre proyectos que no vamos a ver esa jornada? Antes de llegar a esa situación conviene hacerse otra pregunta: ¿qué cosas necesito imprimir y cuáles puedo consultar en la pantalla?
Algunos estudios señalan que a diario pasamos el 90% de nuestro tiempo en espacios interiores (principalmente el hogar y la oficina). Por eso es importante conseguir entornos donde nos sintamos confortables. Marie Kondo, autora, empresaria y consultora de organización, a quien la revista Time incluye entre las 100 personas más influyentes del mundo, propone el método “KonMari” que consiste básicamente en analizar qué necesitamos, tirar todo lo prescindible y luego ordenar de manera lógica lo que decidas conservar. Parece sencillo pero, en la práctica, el apego a cosas inútiles o el miedo a tirar algo que quizá nos haga falta en el futuro (aunque en el 80% de los casos no suceda) hace que sucumbamos a la purga y nuestros puestos sean auténticos almacenes.
BENEFICIOS DEL ORDEN
Si conseguimos superar la prueba y quedarnos solo con lo imprescindible (o casi) el siguiente paso es aplicar algunas técnicas de orden para ubicar de la manera más lógica aquellos elementos que utilizaremos. Por ejemplo, la colocación del disco duro del ordenador puede suponer ganar o perder más espacio útil para nuestro escritorio.
Hay elementos (como el teléfono) que casi con total seguridad tendremos que tener cerca pero otros materiales (como una grapadora) pueden ubicarse en rincones donde no estén a la vista, por ejemplo en la cajonera. La gestión de los cables puede ayudar también a que el aspecto de nuestro puesto sea más o menos caótico. Si es posible unirlos con bridas u ocultarlos siempre será positivo. Para gestionar documentos, Kondo propone tres categorías que pueden ayudar a decidir dónde los ubicaremos: actualmente en uso, requeridos por un periodo limitado y para conservar indefinidamente, en cuyo caso habrá que buscarles sitio en algún espacio de almacenamiento.
Disfrutar de un entorno limpio no solo nos permitirá encontrar a primera vista lo necesario sino que redundará también en nuestro bienestar. Entre los principales beneficios psicológicos que los expertos atribuyen a un espacio ordenado se reflejan menores cuotas de ansiedad; mayor capacidad de concentración y aprovechamiento del tiempo; mejoras en la efectividad; más sensación de control…
El comienzo de un nuevo curso es un buen momento para fijarse pequeñas metas. La del orden, además de redundar en tu beneficio personal puede sumar al de tus compañeros. ¿Aceptas el reto?
